Als ondernemer geniet u alleen aftrek van btw als de prestatie aan u is verricht. Het is daarom in principevereist dat het contract voor de desbetreffende aankoop en de bijbehorende factuur op uw naam staan.
Bij aankopen tot € 100 kan een vereenvoudigde factuur volstaan (hierop hoeven onder meer geen gegevensvan de afnemer te staan). Dit speelt onder andere bij het vergoeden van zakelijke uitgaven die dewerknemer voor zijn werkgever doet. Om het recht op aftrek van btw van de werkgever te behouden,moeten contract en factuur op naam van de ondernemer (de werkgever) zijn gesteld. Dat geldt dus ookvoor benzinebonnen, zij het dat hiervoor is toegestaan dat de ondernemer op andere wijze kan wordengeïdentificeerd (bijvoorbeeld via girale betaling of een tankpasnummer). Als de werknemer de betrokkeninkopen (deels) gebruikt voor privédoeleinden, is in zoverre sprake van loon in natura en kan een btwcorrectie nodig zijn. Neem in dit geval contact op met uw adviseur. Niet alle btw op te vergoeden kosten isaftrekbaar. Zo stelt de Belastingdienst zich op het standpunt dat voor de vaste telefoon bij de werknemerthuis in principe geen btw-aftrek mogelijk is.